В Казахстане 5 453 организации квазигосударственного сектора перешли на цифровой кадровый учёт в информационной системе «Единая кадровая система» (ИС «ЕКС»). Об этом 27 августа сообщила пресс-служба Инженерно-технического центра Управления делами Президента РК — разработчика системы (ito.qr-pib.kz).

Цифра сама по себе мало что объясняет. Разбираемся, что это за система, откуда она взялась, кого касается и зачем государству сводить кадровый учёт тысяч организаций в одну базу.

Что произошло

По данным ИТЦ УДП, с начала 2026 года к ЕКС подключились 2 500 организаций, из них 1 050 — в третьем квартале. В систему внесены данные примерно 818 тысяч работников.

Разработчик указывает, что в ЕКС автоматизировано и стандартизировано более 80 кадровых процессов: приём на работу, перевод, увольнение. Подготовка одного кадрового документа, по оценке ИТЦ, раньше занимала в среднем 30 минут, теперь — 30 секунд.

Подключение идёт поэтапно. Организации получают обучение для кадровиков плюс консультационную и техническую поддержку.

Что такое ЕКС простыми словами

Это государственная HR-система. Не сайт вакансий и не бухгалтерская программа, а внутренний рабочий инструмент кадровой службы.

Раньше каждая организация вела кадры по-своему. Где-то в 1С, где-то в Excel, где-то в бумажных папках. Приказ о приёме на работу печатали, подписывали, подшивали. Личные дела хранили в шкафу. Данные о сотруднике — ИИН, диплом, стаж — кадровик вбивал руками с документов, которые человек принёс.

ЕКС заменяет всё это одним интерфейсом с готовыми шаблонами документов. Кадровик не составляет приказ с нуля, а заполняет форму — система собирает документ сама.

Ключевая часть — интеграции. Специалисты ИТЦ связали ЕКС с государственной базой «Физические лица» Министерства юстиции, с порталом «Enbek.kz» Минтруда и с системой «Е-кызмет» Агентства по делам госслужбы (el.kz). Это значит, что данные о человеке подтягиваются из госбаз автоматически, а не вводятся с бумажной копии паспорта. Отсюда и берётся разница между 30 минутами и 30 секундами: большую часть времени кадровик тратил не на решение, а на набор текста.

По описанию системы от 2023 года, когда её обкатывали внутри УДП, в ЕКС четыре подсистемы: кадровое делопроизводство, HR-процессы, начисление заработной платы и жилищный фонд. Система формировала 30 типов отчётов для кадровых служб (el.kz). Насколько этот состав сохранился при масштабировании на весь квазигоссектор, в релизе не уточняется.

Откуда она взялась

История нетипичная для госсистем. ЕКС не заказывали на стороне — её сделали внутри и сначала для себя.

Систему разработал Инженерно-технический центр УДП в рамках плана «Единая архитектура цифровизации системы УДП РК» на 2022–2024 годы. В эксплуатацию её ввели в 2022 году и внедрили в подведомственных предприятиях самого Управления делами Президента. Тогда её называли «ноу-хау» и отдельной гордостью разработчиков (qr-pib.kz).

То есть на масштабирование пошёл продукт, который уже год-два работал на реальных пользователях. Для государственных ИТ-проектов это скорее исключение, чем правило.

Почему организации подключаются

Не по желанию. Основание — указ.

13 апреля 2022 года президент подписал указ «О мерах по дебюрократизации деятельности государственного аппарата». Один из его принципов — «цифровизация по умолчанию» (akorda.kz).

В ноябре 2024 года этот указ дополнили новым пунктом: центральным и местным госорганам совместно с уполномоченным органом по делам госслужбы до 31 декабря 2025 года обеспечить автоматизацию кадровых процессов организаций, финансируемых из государственного бюджета, на базе ИС «ЕКС» (zakon.kz).

Срок в указе — конец 2025 года. Подключение продолжается и в 2026-м: за неполные восемь месяцев к системе присоединились ещё 2 500 организаций.

Кого это касается

Квазигосударственный сектор — термин из Бюджетного кодекса. К нему относятся государственные предприятия, ТОО и акционерные общества, где государство выступает учредителем, участником или акционером, включая национальные холдинги и нацкомпании, а также их дочерние, зависимые и аффилированные юрлица (cdb.kz).

На практике это огромный пласт: от «КазМунайГаза» и «Казахстан темир жолы» до районного коммунального предприятия. Плюс организации, финансируемые из бюджета, — школы, больницы, культурные учреждения.

818 тысяч работников, чьи данные уже в системе, — это масштаб среднего казахстанского города.

Что это даёт государству

Здесь главное — не экономия времени кадровика. Главное в другом.

Государство впервые видит свой штат целиком. Пока кадры ведутся в тысячах разрозненных таблиц, ответить на вопрос «сколько всего людей работает в организациях, финансируемых из бюджета, и кем» можно только через запросы и сводки. Каждая сводка — это недели работы и данные, которые устарели, пока их собирали. Единая база даёт срез в реальном времени.

Это связано с управлением штатной численностью. Тем же указом от ноября 2024 года изменён порядок увеличения лимитов штатной численности: теперь свободные должности перераспределяются между госорганами по решению правительства, а не наращиваются каждым ведомством отдельно (zakon.kz). Перераспределять вакансии можно только тогда, когда видишь, где они есть. Без общей базы такой механизм не работает.

Стандартизация снижает ошибки и споры. Когда приказ формируется по единому шаблону, привязанному к Трудовому кодексу, меньше шансов оформить перевод или увольнение с нарушением. Разработчик указывал, что система соответствует положениям Трудового кодекса и прошла испытания на соответствие требованиям информационной безопасности (el.kz).

Кадровый резерв становится рабочим инструментом, а не папкой. В версии системы для УДП подбор был устроен так: на вакансию сначала подбираются кандидаты внутри самой организации, затем среди работников всей системы, и только потом идёт поиск во внешних источниках. Критериев три: требования к знаниям, образование и стаж (el.kz). Смысл — сделать продвижение предсказуемым и убрать из подбора ручной фактор.

Снижается нагрузка на самого работника. Если данные тянутся из госбаз, сотруднику не нужно нести справки, копии диплома и трудовую книжку при каждом кадровом действии.

Что остаётся за скобками

Релиз не приводит несколько вещей, которые были бы полезны для полноты картины: общее количество организаций, которые должны подключиться, стоимость разработки и внедрения, а также источник оценки «30 минут против 30 секунд». Все цифры в материале даны по данным пресс-службы ИТЦ УДП РК.

Мы будем следить за развитием проекта и дополним материал, если появятся уточнённые данные.